Uma boa gestão da informação tem impacto direto nos negócios das empresas por diferentes motivos. Uma política bem estruturada nessa área é capaz, por exemplo, de identificar fraudes em documentos, evitando assim prejuízos e outras dores de cabeça. Pode também, se estiver conectada a sistemas baseados em tecnologias avançadas, como a machine learning e Big Data, fornecer insights valiosos para a tomada de decisão.
“Entre as vantagens que as soluções de gestão de documentos trazem está o suporte ao negócio. Quanto mais recebermos documentos digitais, mais vamos conseguir aportar nesse sentido”, afirma Inon Neves, Vice-presidente sênior para América Latina da companhia americana Access, uma das maiores empresas do mundo no segmento de gestão de documentos e informações.
Nesta entrevista ao Experience Club, o executivo afirma também que a gestão de documentos se tornou ainda mais estratégica em função da pandemia, que acelerou a transformação digital e aumentou o fluxo de dados digitais em circulação, e da chegada da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). “A lei se relaciona diretamente com os serviços que prestamos – e com impacto positivo. Isso porque a LGPD oficializa algumas coisas em relação à gestão de documentos com as quais nós trabalhamos desde sempre.” Confira:
Qual é a origem da Access e como a empresa atua no Brasil e no mundo?
Inon Neves – A Access é uma empresa americana com 16 anos de mercado. Ela nasceu da parceria entre nosso CEO, Rob Alston, e nosso atual presidente, John Chendo. Então há 16 anos o John, que estava mais ligado a fundos de investimentos, viu a oportunidade de adquirir uma empresa de gestão de documentos no Havaí e, na sequência, uma companhia na Califórnia. Ela nasce, portanto, entre o Havaí e a Califórnia. Nosso CEO atual era o presidente dessa empresa no Havaí. Ali começa a história da Access.
A expansão nos EUA se dá a partir dessas duas primeiras regiões. Depois começam a chegar clientes maiores, sempre com nossa atuação voltada à gestão da informação e de documentos. Ao longo do tempo – obviamente com a evolução do mercado rumo ao digital –, começa a haver um processo de digitalização dos negócios ligados a documentos. É neste contexto que o Brasil surge com força. A Access chega ao país há cerca de cinco anos por meio da aquisição de uma empresa nacional da área de digitalização e automação de processos. Naquela época, nossa atuação estava muito focada em São Paulo, expandindo depois para o Rio de Janeiro e, atualmente, também na região de Curitiba.
A expansão global da Access foi toda baseada em aquisições. Por que a opção por essa estratégia e como foi o trabalho de assimilação de diferentes culturas numa só organização?
Inon Neves – Quando iniciamos o processo de expansão nos EUA, percebemos que a forma mais eficaz para prestar os serviços na velocidade que os clientes impunham – levando-se em conta um mercado que vai da costa leste a oeste –, seria por meio de aquisições. Costumo falar que somos uma fábrica de aquisições. Já chegamos a ter, em alguns anos, uma média de duas a três incorporações por mês. Você pode imaginar como é trazer tantas empresas para dentro de casa e integrar sistemas e culturas. Isso nos levou, já há muitos anos, a montar uma engrenagem interna, um time focado só nessa integração. E integração não só de sistemas, mas também de culturas, para que as pessoas compreendessem nossa metodologia, forma de trabalhar, comunicar e tratar os clientes. A expansão internacional seguiu essa mesma estratégia. Nunca ingressamos em um novo país abrindo escritórios. É sempre por meio de aquisições de empresas que de certa forma tenham uma cultura parecida com a nossa – isso também é analisado, não apenas a carteira de clientes, mas também o modelo de negócios ou produtos.
A pandemia tem funcionado como uma aceleradora de futuros, reforçando, por exemplo, o processo de transformação digital nas empresas. De que forma ela impactou os negócios da Access e o mercado em que a companhia atua?
Inon Neves – Também enxergamos essa aceleração, e de forma bastante relacionada ao nosso negócio. O impacto desse período é positivo para nós. Obviamente houve um reflexo em relação ao tratamento de documentos físicos, mas isso foi compensado por uma aceleração dos serviços digitais. Já vínhamos trabalhando a migração digital há bastante tempo no Brasil, diria que desde o início. Há uma série de clientes migrando de processos físicos – vendas, aquisição de clientes – para os digitais. A pandemia trouxe, de fato, uma aceleração, principalmente em alguns segmentos de clientes.
Empresas que já estavam conosco conseguiram fazer essa transição de maneira mais automática porque nossa plataforma tecnológica é única. Nela, você faz a gestão de documentos físicos da mesma forma como faz com arquivos digitais. Então, conseguimos fazer essa transformação de forma bem natural para o cliente. Não foi necessário mudar a forma de acesso à informação, nada disso.
Agora, assistimos a uma segunda onda em relação aos nossos serviços. Quando as empresas percebem que podem ter diversas equipes trabalhando de forma remota – não só durante a pandemia, mas também depois –, ela pode reduzir o espaço físico dos escritórios. Mas, durante esse processo, a empresa se depara com uma série de documentos físicos que estavam nos escritórios e que, por uma questão legal ou de política da organização, precisam ser mantidos. Isso tem levado a um aumento da demanda de guarda física – segura e controlada – de documentos.
Quais são os principais gargalos que as empresas enfrentam ao definir uma política para a gestão de documentos?
Inon Neves – O primeiro desafio é o acesso à informação: quem tem direito a acessá-la e como fazer esse controle? Quando o foco é o arquivo físico, é relativamente mais fácil, mas o documento digital circula de forma muito mais rápida. Se não prestar atenção a esse aspecto desde o início, depois fica muito difícil fazer essa gestão.
Isso envolve uma questão de segurança muito séria, não?
Inon Neves – Exatamente. Tem a segurança da informação e também a questão de por quanto tempo aquela informação é válida e deve existir. É comum haver várias versões de um documento: qual está valendo? Todos esses desafios já existiam em relação aos materiais físicos, mas agora foram potencializados.
[Conforme Inon Neves explica, uma gestão eficiente de informações beneficia os negócios, por exemplo, ao identificar fraudes em documentos] :
Como é a atuação da Access dentro das empresas? Quais são as etapas do trabalho?
Inon Neves – O primeiro passo é analisar os documentos. E, quando se fala em documento, geralmente as pessoas associam ao papel – um contrato, por exemplo. Sim, é isso. Mas muito provavelmente elas não associam a um vídeo ou a um arquivo de voz. Para nós, no entanto, tudo é documento. Tudo o que tem informação que suporta um processo de tomada de decisão e precisa ser analisado é documento. Nosso trabalho na empresa começa a partir dessa compreensão. Depois analisamos a temporalidade, os níveis de acesso, o armazenamento. E fazemos isso independentemente do formato. Geralmente, grande parte dos documentos é tratada dentro do fluxo de operação, ou seja, dentro de um processo terceirizado de análise de informações. Depois da guarda vem o último passo do ciclo, que é o momento em que o documento pode ser destruído. Isso é muito importante. É uma coisa que não costuma receber muita atenção no Brasil, diferentemente dos EUA e Canadá. Este é um serviço que também está dentro do nosso portfólio: a gestão de todo o ciclo de vida do documento, incluindo a sua destruição – de forma segura, garantindo que ele de fato foi destruído.
Todo esse processo de gestão da informação funciona em nuvem?
Inon Neves – Sim, 100% do acesso à nossa plataforma é pela nuvem, num ambiente seguro.
Qual a estratégia de expansão no mercado brasileiro?
Inon Neves – Atuamos em duas frentes, sendo que uma delas é o processo de aquisições. Continuamos olhando para isso no Brasil. Mas, como esses movimentos são um pouco mais demorados em compor aqui, em comparação aos EUA, nosso foco é o crescimento de forma orgânica. Trabalhamos com todos os segmentos de indústria e tamanhos de clientes. Obviamente alguns setores têm maior aderência com a gente. É o caso do financeiro, tanto bancos quanto seguradoras. O varejo também é muito importante. Nesses mercados temos uma presença um pouco maior, mas atuamos em praticamente todos os setores. Um que vem se tornando relevante de um ano e meio para cá é o de Educação.
A LGPD acaba de entrar em vigor. Qual o impacto dela na área de gestão de informação? Que recomendações você daria para as empresas em relação a esse assunto?
Inon Neves – A lei se relaciona diretamente com os serviços que prestamos – e com impacto positivo. Isso porque a LGPD oficializa algumas coisas em relação à gestão de documentos com as quais trabalhamos desde sempre. Um dos pontos importantes dela, por exemplo, é a temporalidade dos documentos, ou seja, por quanto tempo eu posso ficar com uma determinada informação. Isso é bastante importante, pois define a hora de destruir ou não um documento. Ou, quando não for o caso de destruir, a lei também fala em tornar alguns dados anônimos, não identificar determinada pessoa. E o mais importante é saber em que momento é necessário proceder dessa forma. Temos como fazer tudo isso. Esse cenário reforça a necessidade por parte das empresas de observarem processos, documentos e informações. Enxergamos a LGPD como uma grande aliada no processo de mostrar para as pessoas e para as empresas a importância de uma boa gestão de documentos. Para quem já tinha isso muito bem estruturado, a adaptação acontece sem dor. Quem iniciar esse processo agora, vai precisar ajustar alguns pontos. Mas a boa notícia é que não é difícil. Temos vários clientes executando ajustes há praticamente um ano, usando nossa tecnologia para se adaptarem à lei. Temos uma série de APIs e serviços que possibilitam a implantação de ações previstas na lei.
[Em função da LGPD e das transformações do próprio mercado, Inon recomenda que os CEOs e os CIOs analisem com atenção a política de acesso às informações e também o tempo de validade dos documentos das empresas] :
Uma gama importante de novas soluções está transformando os processos nas empresas. Como você enxerga o futuro do negócio da Access num cenário em que inteligência artificial, machine learning, multicloud e soluções de produtos por SaaS estão se tornando cada vez mais presentes?
Inon Neves – Há coisas que enxergamos para o futuro, e outras que já utilizamos e que devem ser aceleradas rapidamente. Uma tecnologia que poucos associam ao segmento de gestão de documentos é o Big Data. Quando chegamos ao Brasil, começamos a olhar nossa base clientes, os processos que gerenciávamos, e ficou evidente que lidávamos com uma quantidade enorme de informação. Desde então começamos a tratar esses dados. Hoje, temos uma base de dados estruturada de onde provemos informações – com base nos documentos que recebemos das empresas – para aquilo que chamamos de painéis de negócios para o cliente, que diz respeito ao negócio dele, não à gestão que fazemos do documento. Vou dar um exemplo: com base nos dados sobre as vendas de um produto ou serviço de um cliente, consigo mostrar como é a performance dele por área do país, com segmentação por faixa etária, entre outros dados. Essas informações ajudam na tomada de decisão. Outras tecnologias que já utilizamos e devem ser aceleradas a partir de agora, com o uso mais intenso de documentos digitais, são aquelas que dizem respeito à análise de dados. Conforme cresce a base para cruzamento de dados, mais eficiente se torna o uso de machine learning, por exemplo. Esse é um processo que vai se acelerar.
Texto: Clayton Melo
Imagens: Reprodução | Experience Club
